Data ultimo aggiornamento post: Ottobre 2, 2023
Ma non è che per caso, anche tu, sei tra quelli che popolano il foltissimo gruppo di persone che si svegliano nel cuore della notte, col fiato corto e il cuore che batte a mille e la fronte sudata?
Quel pensiero che ti assale all’improvviso: “Oh no, la scadenza!” 😱.
Quante volte ti sei ritrovato in questa situazione? Beh, siamo sinceri, le scadenze sembrano perseguitarci come ombre minacciose, pronte ad attanagliare la nostra serenità.
E no, non è vero quello che ti sei ripetut* per giorni, mesi e anni: no, che non sei superman, e neppure wonder woman 🦸🏻😁… sei una persona come tante altre, che sentono lo stress e la fatica delle consegne, delle scadenze, o deadline per dirla “all’inglese”, ma devono fare i conti con il tempo!
Un bel problema, è vero! Ma non temere, perché, se stai leggendo questo articolo, sappi che sicuramente hai già trovato parte della soluzione!
Hai capito bene: esiste una soluzione, per smettere di sentirsi costantemente sotto pressione e imparare a gestire efficacemente il proprio tempo.
Ma cos’è esattamente una deadline e perché è così importante rispettarla? Come sicuramente avrai già capito (e noi qui lo abbiamo anticipato), una deadline è il termine ultimo entro il quale (e non oltre) un’attività o un progetto devono essere completati.
Parliamo di un compito di lavoro, un appuntamento personale, o imparare a pubblicare con print on demand, o perfino l’obiettivo di creare un blog dall’inizio alla fine.
Resta scontato che rispettare le deadline è fondamentale per la riuscita di qualsiasi attività, nel lavoro e nella vita. Te lo immagineresti tu un mondo dove ciascuno fa ciò che vuole e quando vuole? Assolutamente improponibile!
Il rispetto di una data ultima dimostra professionalità, responsabilità e impegno. Ma non solo, perché permette di evitare lo stress e l’ansia che derivano dall’accumulo di compiti incompiuti e indubbiamente aiuta ad organizzare meglio il tempo: quello personale principalmente.
Ma come fare per rispettare le scadenze e migliorare la produttività senza andare in burnout?
Siediti comodamente, proprio là, sulla tua poltrona preferita e leggi questo blog; scoprirai alcune piccole ma preziose strategie infallibili da cui trarre spunti utilissimi nella vita quotidiana e lavorativa.
E chissà, magari riuscirai anche a dormire sonni più tranquilli, senza essere ossessionati dai countdown delle date fatidiche.
Come rispettare le deadline
Innanzitutto la prima cosa che devi fare è identificare e stabilire priorità tra le scadenze: processo fondamentale per garantire il rispetto delle tempistiche.
Armati di un calendario digitale, o anche di carta e penna se sei un inguaribile romantico, raccogli e annota tutte le scadenze, sia che si tratti di impegni lavorativi o personali.
In questo modo, è possibile avere una visione d’insieme delle attività da completare e valutare le conseguenze di eventuali ritardi.
Una volta raccolte tutte le scadenze, è necessario valutare la loro importanza e urgenza.
Ci sono, infatti, alcuni impegni che hanno una priorità più alta rispetto ad altri. Ad esempio, gli scadenze legate alla sicurezza o alla salute devono avere la massima priorità rispetto ad altri compiti meno importanti.
La matrice di Eisenhower (h3)
Una tecnica efficace per stabilire le priorità tra le scadenze è la matrice di Eisenhower, un metodo semplice ma efficace, per prevedere e suddividere le scadenze in quattro categorie: importanti e urgenti, importanti ma non urgenti, non importanti ma urgenti, non importanti e non urgenti.
Le task importanti e urgenti devono essere affrontate immediatamente e con la massima attenzione. Le scadenze importanti ma non urgenti possono essere programmate, invece, con più calma, senza però trascurarle.
Le attività non importanti ma urgenti possono essere delegate ad altri, ad esempio in ambito lavorativo ai membri del team, o risolte rapidamente senza occupare troppo tempo prezioso.
Infine, le attività non importanti e non urgenti possono essere eliminate dalla lista delle priorità (ma vanno comunque fatte, prima o poi… e meglio prima che diventino importanti e urgenti 😂)
Come stabilire le priorità tra le varie scadenze? (h2)
Per stabilire le priorità tra le scadenze è importante considerare la durata del lavoro richiesto per ogni mansione. Infatti, se una scadenza richiede moltissimo tempo e rischia di impattare sulla realizzazione di altri compiti importanti, è opportuno suddividere il lavoro in parti più piccole e programmare le tempistiche in modo più preciso.
Inoltre, per evitare ritardi è fondamentale non creare sovraccarichi con troppe attività contemporaneamente (sto parlando di te, vero?).
Se si tenta di completare troppe scadenze in poco tempo, si rischia di non riuscire a fare tutto, o quasi nulla bene, e compromettere quindi la qualità del lavoro.
Le strategie per rispettare le scadenze
Senti quella voce che ti rimbomba in testa? Sì, esatto, proprio quella che come un mantra ti martella continuamente con il solido “devi rispettare le scadenze, devi rispettare le scadenze, devi… devi… devi”… 😖.
Lo sappiamo quanto sia importante, tuttavia, non è sempre facile rispettare queste benedette scadenze, perché possono essere influenzate da molteplici fattori come la pressione del tempo, le distrazioni, la mancanza di motivazione o una pianificazione poco efficace.
Avrai capito bene (e sulla tua pelle) che le deadline sono proprio come una corsa ad ostacoli, in cui devi dimostrare tutta la tua abilità nel superare ogni tappa per raggiungere la meta finale. Ma ancora una volta sento di dirti, be quiet and keep calm perché abbiamo raccolto per te delle strategie infallibili e divertenti consigli in grado di aiutarti a rispettare le scadenze e diventare un vero campione del mondo lavorativo!
Seguendo queste strategie, è possibile rispettare le scadenze in modo efficace e raggiungere i propri obiettivi nel tempo previsto.
1. Conosci te stesso (h3)
Prima di rispettare le scadenze, devi imparare a rispettare e ad organizzare il tuo tempo! Capire (e comprendere anche) i propri spazi, le personali abitudini, se si è mattinieri o bed lovers, se si utilizza un approccio logico piuttosto che creativo, incide parecchio sulle modalità organizzative personali e di lavoro. Puoi comprenderti meglio anche tenendo un diario, ad esempio, ed annotando ciò che fai durante il giorno e come ti senti mentre lo stai facendo.
In questo modo puoi individuare i momenti in cui sei più produttivo e quelli in cui hai bisogno di una pausa. Questo ti permetterà di iniziare meglio la tua giornata, scegliendo le attività giuste da svolgere nei momenti più opportuni.
2. Diventa un maestro della pianificazione
Ricordati sempre che non è sufficiente fissare una data di scadenza senza considerare il tempo necessario, per completare ogni singola attività!
Per questo motivo, è importante mettere in pratica un metodo di pianificazione efficace e suddividere il lavoro in piccole tappe e stabilire il tempo necessario per ciascuna di esse.
Assegna quindi sempre una priorità a ciascun compito e stima quanto tempo richiede per completarlo. In questo modo, potrai concentrarti sulle attività più importanti e urgenti e gestire meglio il tuo tempo. Se vuoi migliorare le tue abilità di pianificazione, dai un’occhiata anche ai suggerimenti sul brainstorming efficace.
3. Gioca con la tecnologia a tuo favore
Un’altra strategia che posso darti consiste nell’utilizzare strumenti di gestione del tempo e della produttività per monitorare il lavoro e tenere traccia dei tuoi progressi.
Ciò può essere fatto attraverso programmi e tool di project management come ClickUp, Asana e Trello, o attraverso digital note come Evernote o ancora tramite strumenti di pianificazione del tempo come RescueTime.
Ma ne esistono di moltissimi altri: puoi scegliere quelli che trovi più funzionali e simili al tuo stile, come TextExpander o Zapier, calendari come Google Calendar,, app per la gestione del tempo e promemoria come Wunderlist o Todoist, per tenere traccia delle tue scadenze e monitorare i progressi. In questo modo avrai una visione chiara di ciò che devi fare e sarai meno incline a procrastinare.
Se lavori nel campo del Content marketing, è obbligatorio conoscerete bene l’importanza di utilizzare la tecnologia per massimizzare la produttività!
4. Sii flessibile ma deciso
Quante volte al volante della tua auto hai dovuto cambiare strada per una deviazione imprevista, ma obbligata? Succede anche così nel campo della pianificazione: a volte, ciò che avevamo pianificato non va come previsto, e dobbiamo adattarci alle nuove situazioni.
No panic 😉! L’atteggiamento fa tanto, se lavori di pianificazione e devi per forza essere dispost* a modificare i tuoi piani e i tuoi obiettivi, senza perdere di vista però l’obiettivo finale, ovvero la scadenza.
Non è raro che ci siano ostacoli o problemi che possono influire sui tuoi piani, ma è importante rimanere concentrati sulle soluzioni piuttosto che sui problemi stessi.
E bisogna impegnarsi a fare ciò che si è programmato, anche se può sembrare difficile o noioso.
Ricorda che ogni impegno che fai è un passo in avanti verso il tuo obiettivo finale. E se alla fine non riesci a rispettare una scadenza, non scoraggiarti, ma piuttosto analizza ciò che è andato storto e cerca di capire come migliorare per la prossima volta.
Queste competenze, infatti, richiedono tempo e pratica per essere messe in atto, ma una volta acquisite ti permetteranno di raggiungere i tuoi obiettivi nel modo più efficiente possibile.
5. Non aver paura di chiedere aiuto
Tieni sempre a mente una cosa: non siamo infallibili!
È importante avere la capacità di riconoscere quando si ha bisogno di aiuto. Non è segno di debolezza, o incapacità, ma tutt’altro! Piuttosto dimostra saggezza e buon senso.
Chiedere aiuto può significare risparmiare tempo e sforzi, ma soprattutto può evitare errori costosi. Spesso non siamo in grado di vedere le cose nella loro interezza e, in queste situazioni, può essere utile avere una seconda opinione. Se ti ritrovi in difficoltà o hai bisogno di consigli, chiedi quindi aiuto ai tuoi colleghi, superiori o alla tua rete di contatti professionali. La comunicazione è fondamentale per il successo, soprattutto in Smart Working e nel lavoro da casa o nel lavoro agile.
6 Celebra i tuoi successi
Un’altra cosa importante da ricordare: ogni volta che riesci a rispettare una deadline, prenditi un momento per festeggiare il tuo successo!
Quando si raggiunge un obiettivo, anche piccolo, è importante riconoscere i propri sforzi, apprezzare il lavoro svolto e la fatica impiegata.
In questo modo si aumenta la motivazione e si acquisisce maggiore fiducia nelle proprie capacità.
Anche se si tratta solo di una grossa parte del lavoro terminato o della consegna anticipata di un progetto, ogni piccolo passo verso il completamento dell’obiettivo finale merita di essere celebrato.
Non importa quanto sia difficile il compito o quanto limitate le risorse a disposizione: tutto è possibile, se si ha la giusta motivazione e un atteggiamento positivo e propositivo!
Con la giusta combinazione di determinazione, pianificazione e fiducia in se stessi, si può raggiungere qualsiasi obiettivo: che si tratti di un piccolo traguardo personale o di un grande progetto di personal branding, è importante riconoscere i progressi fatti e sentirsi fieri dei risultati raggiunti.
E soprattutto l’importante è non arrendersi mai ed essere sempre pronti a imparare dalle esperienze passate per migliorarsi continuamente.
Deadline con il team
È proprio vera quella espressione che tanto si usa “non si può non comunicare” e questo diventa ancora più preponderante se si tratta della gestione di un team! Saper comunicare in modo efficace con il proprio team e con i superiori è fondamentale per garantire il successo di qualsiasi progetto e poter rispettare le scadenze stabilite.
Ecco allora, a seguire, alcuni consigli per migliorare la tua comunicazione e creare un ambiente lavorativo collaborativo e dinamico
1. Chiarire le aspettative e le scadenze
La definizione delle aspettative è fondamentale per evitare fraintendimenti che potrebbero compromettere il rispetto delle scadenze e il risultato dei lavori. È importante che il team sia perfettamente consapevole dei tempi e dei compiti assegnati.
Una chiara intesa su questi elementi porterà ad una maggiore efficienza nei processi e alla riduzione del rischio di ritardi.
Alla base di ogni organizzazione, va da sé, l’importanza di comprendere anche le attese e le aspettative di superiori e collaboratori in merito ai compiti, ruoli e scadenze richieste. Vanno sempre individuate in maniera chiara le priorità e discussi eventuali dubbi o domande che potresti avere tu o altri elementi del team. La chiarezza nelle aspettative ti permetterà di lavorare con maggiore sicurezza ed efficienza.
2. Aggiornare regolarmente il team sullo stato dei lavori
Mantieni sempre il team e i superiori informati sui progressi del tuo lavoro, condividendo gli aggiornamenti in modo tempestivo. Questo favorisce la collaborazione e aiuta ad affrontare eventuali problemi o ritardi in anticipo.
È importante che il team sia costantemente aggiornato sullo stato della produzione perché, in questo modo, si è tutti messi nella condizione di valutare l’avanzamento del progetto, comprendere eventuali problemi riscontrati e identificare le azioni necessarie per raggiungere gli obiettivi previsti, evitando il fallimento dell’attività o la sua procrastinazione.
Questo processo di aggiornamento costante non solo aiuterà, infatti, lavorerà d’anticipo permettendo a te di rispettare le scadenze prefissate, ma potrà anche favorire l’identificazione tempestiva di eventuali problemi, consentendo anche al team di supportarti e di agire prontamente per risolverli.
Un altro vantaggio dell’aggiornamento costante del team è che questo permetterà ai membri di sentirsi più coinvolti nel progetto e pertanto maggiormente motivati a raggiungere gli obiettivi prefissati.
Una buona comunicazione con i membri del team è quindi fondamentale per garantire l’impegno e la collaborazione di tutti verso il raggiungimento delle scadenze.
Per fare ciò, è quindi importante definire una modalità di interazione tra i membri del team, ad esempio organizzando incontri regolari, dove è possibile aggiornarsi reciprocamente sullo stato dei lavori.
È altrettanto importante definire una strategia di gestione dei ritardi, che prevede la valutazione delle priorità delle attività ed eventualmente delle risorse. In questo modo, saranno identificate le azioni necessarie per recuperare i ritardi accumulati e si potrà prevenire il verificarsi di ulteriori futuri ritardi.
3. Saper chiedere aiuto anche quando si lavora in team
Chiedere aiuto è un aspetto fondamentale per rispettare tutte le scadenze in modo efficace. Molte volte siamo portati a pensare che una richiesta di supporto lasci trapelare un segno di inadeguatezza o di incompetenza, ma in realtà è una dimostrazione di maturità e di consapevolezza dei propri limiti.
È importante capire che non sempre siamo in grado di affrontare da soli tutte le sfide che ci vengono poste e l’avere il coraggio di chiedere supporto può fare la differenza tra un fallimento e un successo.
Prima di chiedere aiuto, è importante però fare una valutazione realistica delle proprie competenze e delle difficoltà da affrontare. In questo modo potremo individuare con precisione il tipo di aiuto necessario e rivolgerci alle persone giuste, evitando di perdere tempo e risorse inutilmente.
È anche importante essere chiari sulle nostre aspettative e sulle tempistiche previste, in modo da rendere più facile il lavoro degli altri e avere maggiori probabilità di ottenere quello che vogliamo.
Chiedi sempre con umiltà e con apertura mentale, senza dare mai nulla per scontato, né pretendere! Piuttosto sii pronto ad ascoltare i consigli e le indicazioni degli altri, imparando dalle loro esperienze e mettendo a disposizione le tue competenze per trovare una soluzione condivisa.
Un atteggiamento collaborativo e proattivo permetterà di ottenere il massimo beneficio dall’aiuto degli altri e di instaurare rapporti di fiducia e di reciprocità.
In conclusione
Seguendo questi consigli, migliorerai la tua comunicazione e costruirai rapporti di lavoro solidi e proficui. Chissà, magari la tua abilità nella comunicazione ti tornerà utile proprio per sviluppare il tuo personal branding e aumentare la tua awareness nel mondo del lavoro!
