Come Scrivere un Comunicato Stampa: best practices ed errori

Data ultimo aggiornamento post: Dicembre 1, 2023

Come scrivere un comunicato stampa? non è un’impresa omerica, ma per ottenere un testo comunicativo efficace, che arrivi dritto al punto e svolga la sua funzione informativa, è necessario seguire alcune regole base e non incorrere in errori grossolani.

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Di seguito, scoprirete un decalogo utile, un vademecum da stampare e da tenere sullo schermo del pc, soprattutto se siete novelli addetti stampa e desiderate confrontarvi con le mille sorprese dei comunicati digitali e della rassegna stampa.

ufficio stampa cos’è e che ruolo ha

In primis, partiamo dal presupposto che l’ufficio stampa ai giorni nostri, è una risorsa preziosa di marketing e può garantire un feedback positivo sulla brand reputation dell’azienda o del prodotto in fase di lancio e mantenimento.

L’ufficio stampa, in pratica, si occupa della diffusione dei contenuti che il brand desidera condividere con il proprio bacino di utenza, che altro non è se non il suo pubblico, l’audience, i followers che da semplice seguito si trasforma in potenziale potere d’acquisto.

In un piano marketing ben programmato, il flusso di informazione deve essere costante, con un’uscita regolare di contenuti attraverso i canali di comunicazione più appropriati: inoltre, l’azienda e il brand devono fornire al cliente il supporto necessario, tramite un servizio clienti pronto ed efficace in qualsiasi pratica di problem solving e making decision.

In sintesi, ogni problema di comunicazione deve essere annullato e prevenuto, al fine di cadere in contrattempi, malintesi, misunderstanding, i cosiddetti qui pro quo.

La comunicazione aziendale deve essere solida e ben programmata, con un ufficio stampa adeguato alla credibilità e all’affidabilità che l’azienda vuole esprimere, dell’immagine che si prefigge di veicolare.

Sembra molto chiaro, quindi, quale sia il ruolo cruciale dell’ufficio stampa di una azienda o di un marchio nella creazione di contenuti interessanti, coinvolgenti e stimolanti per chi legge, chiari ed efficaci, corretti e completi di tutte le informazioni necessarie. Altrettanto chiave è il ruolo del press office, che si occupa di numerose mansioni, tra cui:

assicurarsi che chi redige il comunicato stampa abbia le capacità adatte, che produca contenuti scritti bene e grammaticalmente corretti;
curare le informazioni divulgate in maniera chiara ed esauriente;
promuovere un dialogo costruttivo e convincente con il cliente.

Il goal finale è creare valore.

Errori comuni nella scrittura di un comunicato stampa

L’informazione viaggia alla velocità della luce e l’attenzione del pubblico è più fugace che mai, per questo quando si redige un comunicato stampa è necessario prestare massima attenzione a non commettere errori. E a tal proposito, qui di seguito vi indichiamo alcuni tra i più ricorrenti errori in cui ricadono molti comunicatori, sia veterani sia neofiti, e che possono minare l’efficacia del loro messaggio.

1. Mancanza di un programma editoriale valido

Non pianificare l’uscita dei contenuti e delle informazioni con un piano editoriale valido ed efficace è un errore molto frequente e grossolano.

La strategia di comunicazione deve essere ben definita e le notizie distribuite in modo appropriato nel breve e lungo termine. Ad esempio, prova a pensare all’ufficio stampa di un brand come Ikea, che segue i trend e i cambiamenti rimanendo ben saldo e sensibile alle tematiche del sociale: i contenuti aziendali dovranno essere diluiti in base non solo alle festività natalizie, ma anche seguire le trasformazioni culturali, le battaglie sociali e le conquiste riguardo i diritti civili, soprattutto delle minoranze.

In sintesi, è necessario seguire una linea temporale che tenga in considerazione festività, occasioni speciali, celebrazioni, eventi particolari, ma anche logistiche come periodi dei saldi, accadimenti straordinari e tutto quello che concerne il tran tran quotidiano, il lifetime e il lifestyle come si dice in gergo!

Oltre alla linea temporale, è molto importante seguire una specifica linea editoriale, che in pratica è la brand identity dell’azienda, la filosofia, la politica, i valori che il brand desidera diffondere e i concetti a cui si prefigge di sensibilizzare.

2. Scrivere comunicati stampa noiosi o poco interessanti

Se una notizia non interessa a nessuno, meglio evitare di scriverla. Scrivere comunicati stampa noiosi o poco interessanti può essere un errore fatale ed è improbabile che riceva l’attenzione desiderata, indipendentemente dalla sua qualità o rilevanza.

Quando si decide di scrivere un comunicato stampa, chiedersi perché questa notizia dovrebbe interessare i lettori e quale il suo valore per loro è sempre preferibile.

3. Rivolgersi ai media senza un target preciso e ben definito

Quando si redige un comunicato stampa vincente, è bene conoscere la propria audience come le proprie tasche, in modo da soddisfare le richieste più comuni ma non solo: è necessario prevedere le curiosità di un pubblico sfaccettato, che sia di nicchia oppure più pop.

4. Scrivere per se stessi senza mantenere uno spirito oggettivo

Nonostante si tratti di un testo che deve invogliare alla lettura, un comunicato stampa rimane sempre un documento informativo, che ha la funzione principale di informare, non di intrattenere. Sì a un lessico interessante, scorrevole, ma sempre conciso, diretto e incisivo; meglio non perdersi in inutili giri di parole ma arrivare dritti al punto. Ci penseranno le altre tipologie di scrittura, fra cui articoli di cronaca e blog, a divertire, emozionare e coinvolgere il lettore in prima persona, andando a stimolare la sfera emozionale, emotiva.

Best Practices per scrivere un comunicato stampa

Nell’arte di redigere un comunicato stampa che non solo catturi l’attenzione ma che lasci anche un’impressione duratura, vi sono alcune best practices fondamentali e che ogni professionista della comunicazione dovrebbe conoscere. Linee guida essenziali, da tenere bene a mente. Ecco allora le principali, da custodire gelosamente per farne tesoro:

scrivi un incipit che attira l’attenzione in modalità magnete;
sii chiaro, conciso, diretto, incisivo;
inserisci dati di contatto in una formula con link scaricabili di intertesto;
inserisci contenuti multimediali, gif, video, ecc;
lanciare il comunicato stampa nei momenti migliori, confrontando il timing più vantaggioso grazie agli strumenti analitici che la piattaforma mette a disposizione, come i tools di IG;
seguire un piano di follow up, facendo indagine di mercato sulle altre piattaforme, in modo da catturare più audience possibile.

scrivere un comunicato stampa efficace richiede un’attenta pianificazione, chiarezza e un approccio mirato.

Ricorda sempre di mantenere il focus sul messaggio principale, evitare errori comuni e utilizzare strategie creative per coinvolgere il tuo pubblico. Con questi consigli e best practices, sei pronto per redigere comunicati stampa che non solo informano, ma anche ispirano e coinvolgono.

Metti in pratica queste tecniche per trasformare ogni comunicato stampa in un’opportunità unica di far brillare il tuo brand.